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立足數(shù)據(jù)使用和流程管理,豐寶實(shí)施ERP三步曲

對(duì)于元器件分銷商投資IT系統(tǒng)來說,如何既保證項(xiàng)目的成功上線,又不讓現(xiàn)行繁雜的業(yè)務(wù)和服務(wù)客戶的承諾受到影響至關(guān)重要。上海豐寶實(shí)施ERP的案例是一個(gè)不錯(cuò)的借鑒,在ERP的導(dǎo)入過程中,它不僅僅充分理解了元器件分銷行業(yè)對(duì)ERP的需求特色,同時(shí)將自己以行業(yè)為主導(dǎo)的發(fā)展策略融入了整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施。在項(xiàng)目第一階段模塊成功上線之際,本刊獨(dú)家采訪上海豐寶科技電子有限公司總經(jīng)理朱玉峰先生。

朱玉峰:雖然前期流程準(zhǔn)備非常充分,但我們低估了員工做事習(xí)慣對(duì)系統(tǒng)的影響。

前一段時(shí)間在《國際電子商情》網(wǎng)站上,我們對(duì)國內(nèi)知名電子元器件分銷商上海豐寶ERP項(xiàng)目的選型進(jìn)行了全程的跟蹤報(bào)道。選型完成之后,豐寶進(jìn)入了緊張快速的上線階段。如何既保證項(xiàng)目的成功上線,又不讓現(xiàn)行繁雜的業(yè)務(wù)和服務(wù)客戶的承諾不受影響,豐寶進(jìn)行了周密地計(jì)劃和充分地準(zhǔn)備,使最終上線完成時(shí)間從原計(jì)劃的45天縮短到20天。在項(xiàng)目第一階段模塊成功上線之際,本刊獨(dú)家采訪上海豐寶科技電子有限公司總經(jīng)理朱玉峰先生。在整個(gè)實(shí)施過程中,他親自掛帥實(shí)施團(tuán)隊(duì),擔(dān)任這一項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人。 從時(shí)間來看,豐寶ERP項(xiàng)目的啟動(dòng)要追溯到2005年底。當(dāng)時(shí),豐寶已經(jīng)采用了一些系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)的管理?!皬氖褂密浖臍v程來看,豐寶經(jīng)歷幾個(gè)發(fā)展階段:單機(jī)版、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)版到全公司各個(gè)地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)版。”朱玉峰介紹,以前上線的系統(tǒng)主要是為了滿足業(yè)務(wù)使用的需要,偏重于業(yè)務(wù),而沒有從財(cái)務(wù)、市場(chǎng)和行業(yè)等多個(gè)角度去考慮。“隨著公司發(fā)展到一定階段,我們不僅要記錄數(shù)據(jù),更需要將數(shù)據(jù)用起來。當(dāng)財(cái)務(wù)、人事或市場(chǎng)部門通過系統(tǒng)去分析一些數(shù)據(jù)時(shí),我們發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)很難做到一致化?!? 為了將數(shù)據(jù)更好地用起來,達(dá)到準(zhǔn)確一致,豐寶決定上線一套新的ERP系統(tǒng)?!拔覀兿M鰶Q策時(shí)看到的數(shù)據(jù)不僅僅停留在宏觀層面,更要深入到業(yè)務(wù)的過程中去。”朱玉峰表示,同時(shí)考慮到業(yè)務(wù)發(fā)展和服務(wù)客戶的需求,豐寶還希望通過新系統(tǒng)將工作流管理起來?!拔覀児緟^(qū)域跨度非常大,包括香港、臺(tái)灣地區(qū)在內(nèi)有10多個(gè)辦事處,業(yè)務(wù)主要通過傳真和郵件處理,雖然很快,但信息沒有辦法形成連貫性,很難留下業(yè)務(wù)過程中的數(shù)據(jù),不利于公司數(shù)據(jù)資料的積累?!币虼耍藢?shù)據(jù)用起來之外,管理跨地區(qū)的工作流是豐寶實(shí)施ERP的另一大目的。 明確方向之后,豐寶花費(fèi)了近一年的時(shí)間進(jìn)行選型。從初次選型到深入選型,從客觀的七要素評(píng)估表到ERP選型大會(huì),經(jīng)過多方研究和綜合比較,豐寶最終選擇了易科(Exact)的ERP解決方案。上海豐寶總經(jīng)理辦公室經(jīng)理曾紅柳表示:“最主要的決定因素是軟件本身的功能,易科的方案在整體性、協(xié)同性和開放性方面和豐寶的需求比較吻合?!痹t柳負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目前期的選型工作。 朱玉峰亦表示,豐寶于2006年提出“以行業(yè)為主導(dǎo)”的發(fā)展目標(biāo),圍繞這一目標(biāo),公司流程正在進(jìn)行不斷的調(diào)整,“易科ERP方案的優(yōu)勢(shì)在于具有較高的靈活性,可以根據(jù)業(yè)務(wù)變化進(jìn)行不斷調(diào)整,剛好吻合了我們的業(yè)務(wù)發(fā)展需求?!? 上線新的ERP系統(tǒng),豐寶希望達(dá)到的目標(biāo)主要有三個(gè)方面:一是加快周轉(zhuǎn)速度,提高庫存運(yùn)轉(zhuǎn)效率;二是提高應(yīng)收款的準(zhǔn)確度;三是提高員工的人均銷售額?!耙郧案鱾€(gè)地區(qū)銷售助理的主要精力放在查訂單、確認(rèn)和處理數(shù)據(jù)等內(nèi)部事務(wù)上,我們希望通過新系統(tǒng)將他們從簡單重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來,將工作重點(diǎn)放在對(duì)外事務(wù)處理上,幫助銷售人員更好地服務(wù)客戶,提升客戶的滿意度?!敝煊穹灞硎?。 為更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo),豐寶將整個(gè)項(xiàng)目分為兩個(gè)階段:第一階段完成Exact Globe系統(tǒng)的上線,“這主要是一個(gè)基于數(shù)據(jù)流的系統(tǒng),包含了訂單、出入庫、費(fèi)用和成本等所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),并帶有核算體系?!钡诙A段完成Exact Synergy系統(tǒng)的上線,“這是一個(gè)工作流的管理系統(tǒng),我們將把所有的工作流都放在這個(gè)系統(tǒng)中,比如訂單審批、客戶關(guān)系管理、員工請(qǐng)假、報(bào)銷和工作報(bào)告等等,同時(shí)會(huì)進(jìn)行一些文檔的建立?!敝煊穹灞硎荆壳?,豐寶已經(jīng)完成了第一階段系統(tǒng)的上線,并計(jì)劃再用一年的時(shí)間完成第二階段系統(tǒng)的上線。 第一步:上線前的流程和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 從選型到第一階段系統(tǒng)上線,豐寶用了近九個(gè)月的時(shí)間。首先,豐寶用了一個(gè)月制定了一份詳細(xì)的系統(tǒng)上線流程,包括確定項(xiàng)目具體如何上,主要分為哪幾個(gè)階段。接下來,進(jìn)行內(nèi)部工作流程和報(bào)表的收集?!拔覀儗⑺械牧鞒汤L制處理,以訂單流為例,記錄下銷售員如何接單、訂單如何下到公司、公司如何進(jìn)行審批等每一環(huán)節(jié),畫一張圖表上。然后,再制定一些表格跟這些流程去配,配合的過程中分析ERP軟件是不是可以實(shí)現(xiàn)?!敝煊穹逭f,“經(jīng)過多次和ERP實(shí)施顧問來回探討之后,分析哪些流程是需要放到下一個(gè)階段去做的,哪些流程必須在第一階段實(shí)現(xiàn)。這樣一方面可以將我們流程進(jìn)行優(yōu)化,也可以將實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)降到最低?!背斯ぷ髁鞒炭偨Y(jié)之外,豐寶還進(jìn)行了報(bào)表的收集??紤]到不同職位的人所需的報(bào)表是各不相同,豐寶將公司現(xiàn)有的報(bào)表全部收集起來,然后分析ERP是否可以實(shí)現(xiàn)這些需求。 流程和報(bào)表收集完之后,接下來是收集主要數(shù)據(jù)和制定編碼規(guī)則?!拔覀?cè)诖蠹s6、7月份開始收集主要數(shù)據(jù),包括客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品線的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),同時(shí)根據(jù)使用需求的需求定下編碼規(guī)則?!敝煊穹逯赋?,在整個(gè)實(shí)施過程,前期的需求分析和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備非常關(guān)鍵,“這一部分準(zhǔn)備好之后,最后的導(dǎo)入階段會(huì)很快。我們?cè)?jì)劃用45天時(shí)間和ERP實(shí)施顧問完成系統(tǒng)的切換和上線工作,但最終只用了不到20天的時(shí)間?!? 第二步:上線過程采用并行系統(tǒng)處理未結(jié)訂單 在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好之后,豐寶從9月份開始導(dǎo)入系統(tǒng)。朱玉峰指出,系統(tǒng)導(dǎo)入的過程,未結(jié)訂單的處理最為關(guān)鍵?!霸谙到y(tǒng)轉(zhuǎn)換時(shí),業(yè)務(wù)中一定會(huì)存在許多未結(jié)的訂單,比如已向供應(yīng)商下了采購訂單但供應(yīng)商還未交貨的;已經(jīng)交給客戶的貨還未開發(fā)票的或是已開發(fā)票但款還沒有收回來的。而這一部分業(yè)務(wù)處理的好壞不僅直接影響ERP上線的成功,也同時(shí)影響業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?!? 為確保對(duì)供應(yīng)商和客戶的承諾不受到上線新系統(tǒng)的影響,豐寶采用了一個(gè)硬件拷貝的方式,即將所有未結(jié)訂單放在一張Excel表格中,將每天訂單的變化錄入其中,并打印出來,有專門的人負(fù)責(zé)跟蹤和備份,不可丟失?!拔覀冏顡?dān)心的是在系統(tǒng)過渡期,一些訂單可能出現(xiàn)丟失或未能及時(shí)出來,給客戶和供應(yīng)商造成影響。”朱玉峰說,新系統(tǒng)上線的過程中,豐寶有三套系統(tǒng)同時(shí)并行:老系統(tǒng)繼續(xù)完成未結(jié)訂單信息錄入,硬件拷貝的系統(tǒng)專門用于管理所有未結(jié)訂單的變化信息,新系統(tǒng)則用于管理新的訂單?!安⑿邢到y(tǒng)大約持續(xù)了一周的時(shí)間,在這段時(shí)間,助理每天核對(duì)銷售訂單、采購訂單和出貨單等狀態(tài)的變化情況,確保訂單在系統(tǒng)進(jìn)行更換的時(shí)期不出現(xiàn)任何問題?!? 第三步:上線后的持續(xù)培訓(xùn)和習(xí)慣養(yǎng)成 朱玉峰表示,在整個(gè)項(xiàng)目上線的過程中遇到的最大挑戰(zhàn)是人的影響因素?!半m然前期流程設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備都設(shè)想得很好,但我們大大低估了員工做事習(xí)慣對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的影響?!北M管前期豐寶已經(jīng)對(duì)各個(gè)地區(qū)負(fù)責(zé)錄入的銷售助理進(jìn)行了電話培訓(xùn),但是很多員工仍然習(xí)慣原來的系統(tǒng)方式,在錄入數(shù)據(jù)中出現(xiàn)許多錯(cuò)誤和遺漏?!吧舷到y(tǒng)過程中,人的因素非常關(guān)鍵,即便其它方面想得再好,但如果沒有考慮好人的因素,就會(huì)出很大的問題。” 為降低人的傳統(tǒng)做事習(xí)慣對(duì)系統(tǒng)的影響,豐寶采用了三管齊下的方法:首先,加大培訓(xùn)速度和力度。豐寶將ERP團(tuán)隊(duì)分為三個(gè)層次:最上面的是核心小組,共有四個(gè)人;下面是次核心小組,也就是關(guān)鍵用戶,主要是在上??偛康?0多個(gè)銷售助理;第三層是普通用戶,主要是分布在全國各地辦事處的助理?!拔覀兊姆椒ㄊ且粚訉⒁粚优嘤?xùn)好,將新系統(tǒng)使用的知識(shí)傳播開來,同時(shí)根據(jù)員工的需求,我們也會(huì)進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)地培訓(xùn),進(jìn)行專人輔導(dǎo),幫助員工盡快熟悉新系統(tǒng)?!敝煊穹逭f。 其次,分工進(jìn)行數(shù)據(jù)核實(shí)和檢查,加大監(jiān)控確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性?!拔覀儗⒖偛康闹磉M(jìn)行分工,她們?cè)谕瓿勺约核?fù)責(zé)的數(shù)據(jù)錄入和統(tǒng)計(jì)之后,還需要對(duì)分部助理錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查,比如專門負(fù)責(zé)對(duì)華北地區(qū)分部的檢查,或?qū)iT負(fù)責(zé)對(duì)華南地區(qū)辦事處進(jìn)行檢查;同時(shí),我們還派專人對(duì)整個(gè)公司的采購訂單進(jìn)行檢查,專人檢查銷售訂單?!敝煊穹灞硎?,從多個(gè)維度檢查和核實(shí)數(shù)據(jù),大大地減少了人為的差錯(cuò),確保了上線前期階段基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。“剛剛上線的一個(gè)月,助理的工作量非常大,但經(jīng)過一段時(shí)間的監(jiān)督和輔導(dǎo),習(xí)慣逐步養(yǎng)成,犯數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò)等低級(jí)錯(cuò)誤越來越少,效率也逐步大幅提高?!? 第三,從關(guān)鍵流程入手培養(yǎng)習(xí)慣。朱玉峰認(rèn)為,每個(gè)人都存在做事的慣性,而且比較顧及短期收益,忽略長期的影響,這是上系統(tǒng)的最大挑戰(zhàn)。針對(duì)員工不習(xí)慣使用新系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的問題,豐寶采用了通過關(guān)鍵流程培養(yǎng)習(xí)慣的方法?!拔覀冋乙恍╆P(guān)鍵性的業(yè)務(wù)流程先上系統(tǒng),比如報(bào)銷系統(tǒng),所有員工都必須通過這個(gè)系統(tǒng)才能完成報(bào)銷,否則就沒有辦法進(jìn)行報(bào)銷。這樣的方式逐步養(yǎng)成員工使用系統(tǒng)的習(xí)慣,等習(xí)慣養(yǎng)成之后再大規(guī)模地推廣到其它流程。” 下一步規(guī)劃 第一階段數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)上線完之后,豐寶緊接著展開了兩個(gè)方面的重要工作:一是針對(duì)已上的系統(tǒng)繼續(xù)對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行深入培訓(xùn),同時(shí)對(duì)流程進(jìn)行再次梳理和優(yōu)化。“之前,我們雖然對(duì)流程已經(jīng)梳理了好幾次,但現(xiàn)在不同的是,我們對(duì)新系統(tǒng)已經(jīng)非常了解,從前到后能跑出什么樣的結(jié)果也非常熟悉。因此,根據(jù)系統(tǒng)的要求我們需要對(duì)工作流程再次進(jìn)行梳理,跟系統(tǒng)目前的流程配合,達(dá)到一致化?!敝煊穹逯赋觯@將是系統(tǒng)上線之后的主要工作之一,根據(jù)系統(tǒng)要求再次回顧和優(yōu)化現(xiàn)有的工作流程。二是積極準(zhǔn)備第二階段Synergy系統(tǒng)的上線,豐寶從財(cái)務(wù)、人事和總辦抽調(diào)專人組成新的項(xiàng)目小組,負(fù)責(zé)第二部分系統(tǒng)的上線工作。預(yù)計(jì)從11月啟動(dòng),豐寶將用一年的時(shí)間完成第二階段系統(tǒng)的上線。 圍繞下一步在IT資源的投資上,朱玉峰表示暫時(shí)沒有新的投資計(jì)劃,“ERP是一個(gè)資源共享的協(xié)同軟件,可以幫助身處不同地域和不同時(shí)間的人員實(shí)現(xiàn)在同一平臺(tái)上工作。我們希望能充分利用這個(gè)平臺(tái)將豐寶的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷這六個(gè)部分的資源整合在一起,實(shí)現(xiàn)協(xié)同?!辈贿^朱玉峰也透露,在這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之后,下一步可能會(huì)嘗試做網(wǎng)絡(luò)營銷?!俺朔?wù)各地區(qū)整機(jī)廠商的辦事處之外,我們?cè)诮K端渠道市場(chǎng)也設(shè)有一些柜臺(tái)?!彼f,“下一步我們希望能在電子商務(wù)上有一些突破,將柜臺(tái)銷售和網(wǎng)絡(luò)營銷結(jié)合起來,加大我們服務(wù)的覆蓋區(qū)域和范圍?!? 【編者按】圍繞豐寶下一階段實(shí)施Exact Synergy工作流系統(tǒng)中所遇到的種種問題和解決方法,《國際電子商情》網(wǎng)站和本欄目將繼續(xù)追蹤報(bào)道,敬請(qǐng)關(guān)注!如果你在實(shí)施或應(yīng)用ERP中有任何問題,也歡迎發(fā)郵件到rzhou@globalsources.com與我們交流和探討。
責(zé)編:Quentin
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