選型完成之后，豐寶進(jìn)入了緊張快速的上線階段。如何既保證項(xiàng)目的成功上線，又讓現(xiàn)行的繁雜業(yè)務(wù)和服務(wù)客戶的承諾不受影響，豐寶進(jìn)行了周密地計(jì)劃和充分地準(zhǔn)備，使最終上線完成時(shí)間從原計(jì)劃的45天縮短到20天。 圍繞業(yè)務(wù)需求和改善目標(biāo)，豐寶選擇了易科ERP的兩個(gè)產(chǎn)品方案：一是基于數(shù)據(jù)流的Exact Globe系統(tǒng)，包含了訂單、出入庫(kù)、費(fèi)用和成本等所有業(yè)務(wù)中的主要數(shù)據(jù)，并帶有核算體系。二是基于工作流的Exact Synergy系統(tǒng)，包含了訂單審批、客戶關(guān)系管理、員工請(qǐng)假、報(bào)銷和工作報(bào)告等在內(nèi)的所有工作流程和一些文檔的建立，幫助各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理且便于查詢。配合這兩個(gè)產(chǎn)品方案，豐寶將整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施分為兩個(gè)階段：從今年1月到9月完成第一部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)Exact Globe的上線；接下來(lái)再用一年的時(shí)間完成Synergy系統(tǒng)的上線。 上線前的三個(gè)準(zhǔn)備階段 圍繞第一階段系統(tǒng)的實(shí)施，豐寶花了整整一個(gè)月的時(shí)間制定上線系統(tǒng)的流程?！拔覀儗⒄麄€(gè)流程制成了一張很大的表，包括整個(gè)項(xiàng)目分成哪幾個(gè)階段、每個(gè)階段的具體工作及完成每項(xiàng)工作的時(shí)間期限等詳細(xì)信息，明確整個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該如何上。”該公司總經(jīng)理朱玉峰表示，他在整個(gè)實(shí)施過程中親自掛帥，擔(dān)任這一項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人。 項(xiàng)目方案確定之后，豐寶進(jìn)入上線前的第二個(gè)準(zhǔn)備階段－收集內(nèi)部的工作流程和各種報(bào)表?！拔覀儗⑺械牧鞒汤L制出來(lái)，以訂單流為例，記錄下銷售員如何接單、訂單如何下到公司、公司如何進(jìn)行審批等每一環(huán)節(jié)，畫一張圖表上。然后，再制定一些表格跟這些流程去匹配，匹配的過程中分析ERP軟件是不是可以實(shí)現(xiàn)?！敝煊穹逭f，“經(jīng)過多次和ERP實(shí)施顧問來(lái)回探討之后，分析哪些流程是需要放到下一個(gè)階段去做的，哪些流程必須在第一階段實(shí)現(xiàn)。這樣一方面可以將我們流程進(jìn)行優(yōu)化，也可以將實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)降到最低?！背斯ぷ髁鞒炭偨Y(jié)之外，豐寶還進(jìn)行了報(bào)表的收集，考慮到不同職位的人所需的報(bào)表是各不相同，豐寶將公司現(xiàn)有的報(bào)表全部收集起來(lái)，然后分析ERP是否可以實(shí)現(xiàn)這些需求。 豐寶花了近4個(gè)月的時(shí)間完成了流程和報(bào)表的收集。從6月份開始，豐寶進(jìn)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和制定編碼規(guī)則階段。由于豐寶從去年開始推出“以行業(yè)為導(dǎo)向”的發(fā)展目標(biāo)，并不斷深化這一策略，這使豐寶在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和編碼規(guī)則制定上面臨了一定的挑戰(zhàn)。“我們實(shí)施ERP的目標(biāo)之一是希望從多維度分析業(yè)務(wù)狀況，比如從產(chǎn)品線、從各個(gè)分公司和從各個(gè)不同的行業(yè)等?！敝煊穹灞硎?，這一個(gè)性化的需求導(dǎo)致員工在錄入訂單數(shù)據(jù)的時(shí)候，需要首先判斷客戶的訂單屬于哪個(gè)行業(yè)、哪條產(chǎn)品線和哪個(gè)分部。 不僅如此，豐寶的業(yè)務(wù)中還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些復(fù)雜的情況，比如有些來(lái)自深圳分公司的訂單需要在上海開發(fā)票，或者北京的訂單是通過香港公司進(jìn)行操作等等。為此，豐寶在編碼上花了非常多的時(shí)間，將一些編碼分為兩層或三層，以解決一些復(fù)雜情況的分類問題。比如對(duì)于跨越兩個(gè)分公司的訂單，系統(tǒng)分配兩個(gè)地區(qū)的編碼。“與其它分銷商不同，我們業(yè)務(wù)按行業(yè)、產(chǎn)品線和分公司多個(gè)維度進(jìn)行劃分的，且地域跨度廣，包括香港和臺(tái)灣地區(qū)，涉及不同的幣種和不同的交易情況，因此數(shù)據(jù)分類和編碼非常復(fù)雜。”朱玉峰說。 仔細(xì)的數(shù)據(jù)分類和編碼為豐寶后期的統(tǒng)計(jì)分析帶來(lái)便利。朱玉峰表示，豐寶將繼續(xù)深化“以行業(yè)為主導(dǎo)”的發(fā)展策略，“這類似事業(yè)部制架構(gòu)，通過這個(gè)系統(tǒng)我們希望給出每個(gè)行業(yè)的損益表，包括行業(yè)的總體營(yíng)業(yè)額、毛利和費(fèi)用，同時(shí)將公司的一些管理費(fèi)用按一定比例分?jǐn)偟叫袠I(yè)中去?！贝送?，通過這個(gè)系統(tǒng)，豐寶還將對(duì)每條產(chǎn)品線和各個(gè)分公司進(jìn)行分析，比如對(duì)于產(chǎn)品線的分析，根據(jù)產(chǎn)品線引入公司的時(shí)間長(zhǎng)短和產(chǎn)品線特點(diǎn)制定百分制考核，包括目標(biāo)達(dá)成率、毛利率和占用公司資源等數(shù)據(jù)的分析；對(duì)于分公司這一塊，則主要根據(jù)其銷售團(tuán)隊(duì)的總體銷售額和費(fèi)用來(lái)進(jìn)行分析?！巴ㄟ^關(guān)鍵編碼的索引，系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析和相關(guān)報(bào)表的輸出變得非常簡(jiǎn)單。” 上線中并行系統(tǒng)確保業(yè)務(wù)不受影響 基本數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完成之后，豐寶從9月初開始導(dǎo)入系統(tǒng)。朱玉峰指出，在整個(gè)實(shí)施過程，前期的需求分析和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備非常關(guān)鍵，“這一部分準(zhǔn)備好之后，最后的導(dǎo)入階段會(huì)很快。我們?cè)?jì)劃用45天時(shí)間和ERP實(shí)施顧問完成系統(tǒng)的切換和上線工作，但最終只用了不到20天的時(shí)間?！? 在系統(tǒng)導(dǎo)入的過程，未結(jié)訂單的處理最為關(guān)鍵。朱玉峰說：“在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時(shí)，業(yè)務(wù)中一定會(huì)存在許多未結(jié)的訂單，比如已向供應(yīng)商下了采購(gòu)訂單但供應(yīng)商還未交貨的；已經(jīng)交給客戶的貨還未開發(fā)票的或是已開發(fā)票但款還沒有收回來(lái)的。而這一部分業(yè)務(wù)處理的好壞不僅直接影響ERP上線的成功，也同時(shí)影響業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?！? 為確保對(duì)供應(yīng)商和客戶的承諾不受到上線新系統(tǒng)的影響，豐寶采用了一個(gè)硬件拷貝的方式，即將所有未結(jié)訂單放在一張Excel表格中，將每天訂單的變化錄入其中，并打印出來(lái)，有專門的人負(fù)責(zé)跟蹤和備份，不可丟失。“我們最擔(dān)心的是在系統(tǒng)過渡期，一些訂單可能出現(xiàn)丟失或未能及時(shí)出來(lái)，給客戶和供應(yīng)商造成影響?！敝煊穹褰榻B說，在新系統(tǒng)上線的過程中，豐寶有三套系統(tǒng)同時(shí)并行：老系統(tǒng)繼續(xù)完成未結(jié)訂單信息錄入，硬件拷貝的系統(tǒng)專門用于管理所有未結(jié)訂單的變化信息，新系統(tǒng)則用于管理新的訂單。“并行系統(tǒng)大約持續(xù)了一周的時(shí)間，在這段時(shí)間，助理每天核對(duì)銷售訂單、采購(gòu)訂單和出貨單等狀態(tài)的變化情況，確保訂單在系統(tǒng)進(jìn)行更換的時(shí)期不出現(xiàn)任何問題?！? 三套系統(tǒng)并行的方式幫助豐寶從老系統(tǒng)平穩(wěn)過渡到新系統(tǒng)，并確保了所有業(yè)務(wù)不受到系統(tǒng)上線的任何影響。同時(shí)，這一方式還為豐寶在培訓(xùn)員工熟練系統(tǒng)方面贏得了更多的時(shí)間?！拔覀?cè)瓉?lái)的想法是直接斷掉老系統(tǒng)，啟動(dòng)新系統(tǒng)。但后來(lái)發(fā)現(xiàn)，這種方式一方面對(duì)處理未結(jié)狀態(tài)的訂單非常危險(xiǎn)，另一方面我們前期的培訓(xùn)也沒有像想象中那么透徹。員工對(duì)新系統(tǒng)還不是特別熟練。因此利用過渡的時(shí)間，我們又進(jìn)行了大量深入的培訓(xùn)?！敝煊穹逭f。 下一階段的兩項(xiàng)工作 經(jīng)過一個(gè)多月的努力，豐寶成功完成第一階段系統(tǒng)的順利上線。緊接著，豐寶又展開了兩個(gè)方面的重要工作：一是針對(duì)已上的系統(tǒng)繼續(xù)對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行深入培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)流程進(jìn)行再次梳理和優(yōu)化?！霸谶@以前，我們雖然對(duì)流程已經(jīng)梳理了好幾次了，但現(xiàn)在不同的是，我們對(duì)系統(tǒng)非常了解，從前到后能跑出什么樣的結(jié)果非常熟悉。因此，根據(jù)系統(tǒng)的要求我們需要對(duì)工作流程進(jìn)行再次梳理，跟系統(tǒng)目前的流程配合，達(dá)到一致化。”朱玉峰指出，這將是系統(tǒng)上線之后的主要工作之一，根據(jù)系統(tǒng)要求再次回顧和優(yōu)化現(xiàn)有的工作流程。 二是積極準(zhǔn)備第二階段Synergy系統(tǒng)的上線。在這一階段，豐寶將從財(cái)務(wù)、人事和總辦抽調(diào)專人組成新的項(xiàng)目小組，負(fù)責(zé)第二部分系統(tǒng)的上線工作。預(yù)計(jì)從11月啟動(dòng)，豐寶將用一年的時(shí)間完成第二階段系統(tǒng)的上線。